martes, 3 de noviembre de 2015

COMO SE ASIGNAN NOMBRES A LAS COLUMNAS EN EXCEL

Cómo asignar nombres a celdas o rangos

Asignar un nombre personalizado a una celda o rango de celdas es una práctica que mejora mucho la productividad. No la incluimos en la sección de Trucos porque se trata de una funcionalidad básica de Excel,  pese a que muchos usuarios la desconocen.  ¿Cuáles son las ventajas de la asignación de nombres a celdas y cómo implementarla?
Asignar nombres a celdas 1

Excel tiene una forma muy práctica de denominar a las celdas de una hoja: combinando el nombre de la columna y la fila donde está ubicada. De esta manera, a la celda que está en la columna B y la fila 3 se la identifica como B3, a la celda que está en la columna AC y la fila 159 se la identifica comoAC159 y así sucesivamente. El nombre de la celda activa aparece en el Cuadro de nombres, en la zona superior izquierda de la hoja.

Asignar nombres a celdas 2

formato condicional en excel

Usar un fórmula para aplicar formato condicional

El formato condicional resalta rápidamente información importante en una hoja de cálculo. Sin embargo, a veces lasreglas de formato integradas no van lo bastante lejos. La adición de su propia fórmula a una regla de formato condicional le ayudar a agilizar acciones que las reglas integradas no pueden realizar.

Crear reglas de formato condicional con fórmula

Por ejemplo, supongamos que realiza un seguimiento de los cumpleaños de sus pacientes dentales para ver cuál está próximo y marcarlos como que han recibido una felicitación de cumpleaños de su parte.
En esta hoja de cálculo, vemos la información que deseamos usando formato condicional, controlada por dos reglas en las que cada una de ellas contiene una fórmula. La primera regla, en la columna A, aplica formato a futuros cumpleaños y la regla de la columna C aplica formato a celdas tan pronto como se introduce “Y”, indicando que se ha enviado la tarjeta de cumpleaños.
Muestra de formato condicional en Excel
Para crear la primera regla:
  1. Seleccione de la celda A2 a la A7. Realice esta acción arrastrando desde A2 a A7.
  2. A continuación, haga clic en Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
  3. En el cuadro de diálogoNueva regla de formato, haga clic en Utilizar una fórmula para determinar en qué celdas desea aplicar el formato.
  4. En Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escriba la fórmula: =A2>HOY()
    La fórmula usa la función HOY para ver si las fechas de la columna A son posteriores a hoy (en el futuro). De ser así, se aplica formato a las celdas.
  5. Haga clic en Formato.
  6. En el cuadro Color, seleccione Rojo. En el cuadro Estilo de fuente, seleccione Negrita.
  7. Haga clic en Aceptar hasta que se cierren los cuadros de diálogo.
    El formato se aplica a la columna A.

TABLA DINAMICA

El uso de tablas dinámicas en excel es una de las funcionalidades que más temen los usuarios y que más les puede servir en su día a día. La curva de aprendizaje es rapidísima pero exige un par de horas de concentración y algunos ejercicios prácticos para poder manejarse bien con las tablas dinámicas.
A continuación os vamos a explicar algunas de las opciones más interesantes de las tablas dinámicas.

¿Por dónde empezar con las tablas dinámicas?

Lo primero que hay que tener preparado será nuestra tabla de datos. Siemprehabremos de partir de una tabla de datos donde la información se organiza por filas y las columnas son los diferentes atributos o características de nuestra información.
En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el modelo:
tablas dinámicas ejemplo tabla
En la imagen vemos una serie de datos de ventas de comerciales en diferentes meses y de diferentes productos.
Si quisiéramos saber cómo organizar esta información por vendedor y producto podríamos hacer una serie de filtros, o cálculos con SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho más rápido y fácil (cuando la información es masiva y hay muchos condicionantes) crear una tabla dinámica.

QUE ES UNA TABLA DINÁMICA Y COMO HACER UNA EN EXCEL

Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta muy BUENA.

¿Cómo crear una tabla dinámica?

Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es el total de ventas por cada vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podríamos utilizar la función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar.   
Archivo inicial
Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular. 
Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:  

Paso 1:

Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar.  
Hacer clic en el comando Tabla dinámica.
Seleccionar los datos a analizar

Paso 2:

En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.

Paso 3:

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la configuración sea correcta y haz clic en Aceptar.  

Paso 4:

Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.
Tabla dinámica


FUNCIONES LOGICAS

funciones lógicas permiten decidir si el curso de una acción si se cumplen o no ciertas condiciones. Puede que queramos aplicar una acción cuando sLas e cumplen todas las restricciones o con que se cumpla una es suficiente.
Podemos utilizar las diferentes funciones lógicas para proceder en la base de datos según si los sujetos cumplen o no con ciertas pruebas lógicas. Estas pruebas podrán establecerse de manera directa o mediante referencia a otras celdas.
Las fórmulas lógicas son las siguientes:

FUNCIONES LÓGICAS
NOMBREDESCRIPCIÓN
FALSODevuelve el valor lógico FALSO.
NOCambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO por FALSO
OComprueba si un conjunto de pruebas lógicas son verdaderas. Si alguna lo es, devuelve VERDADERO, sino FALSO.
SIComprueba si se cumple una prueba lógica que le especificamos. Devuelve un valor si esa prueba es verdadera y otro si es falsa.
SI.ERRORDevuelve un valor si la expresión da error y el valor original si no lo hay.
VERDADERODevuelve el valor lógico VERDADERO.
YComprueba si un conjunto de pruebas lógicas son verdaderas. Si todas lo son, devuelve VERDADERO, sino FALSO.


FUNCIONES LÓGICAS EN EXCEL ( SI, Y, O)....


FUNCION SI() ANIDADA CON LA FUNCIION Y() y  O()

La función SI es una de las que mas se usan para el anidamiento ya que su estructura es muy adecuada para esto:
 FUNCIÓN SI() ANIDADA CON LA FUNCIÓN Y() y  O()

La función SI es una de las que mas se usan para el anidamiento ya que su estructura es muy adecuada para esto:

En el parámetro 1 hay que poner una fórmula lógica, un anidamiento con funciones lógicas o la propia función si actuando como función lógica.
En loa parámetros 2 y 3 se pueden anidar una multitud de funciones, como funciones lógicas, lafunciñon si() actuando como función condicional o lógica etc.
Ahora vamos a ver un un ejemplo relativamente simple de la situación del punto 1.
Una empresa quiere promover a una nueva sección a los empleado que cumplan con las siguientes condiciones : 

Pertenecer al turno mañana.
Ser de la categoría 1 o que su sueldo sea menor o igual a 7.000$.
Para esto cuenta con la siguiente tabla que debe ser completada; donde los turnos son M,T ,N ,correspondientes a mañana, tarde y noche respectivamente y las secciones van de 1 a 4

Que se resuelve utilizando la fórmula
=SI(Y(O(E2=4;D2<=7000);Y(C2="M"));"PROMUEVE";"NO PROMUEVE")

como se ve, en el 1º parámetro tenemos una función Y que tiene anidadas en sus parámetros, una función O y otra función Y,  lo que aumenta el número de posibilidades que se están evaluando o condiciones que se tienen que cumplir como:
ser del turno mañana (se tiene que cumplir siempre).
ser de  la categoría 1 o que su sueldo sea <=7.000$ o ambas cosas.
Este es un ejemplo relativamente simple, anidando en el parámetro 1 y sin anidar nada en los otros dos, pero la complejidad puede aumentar grandemente.
  • En el parámetro 1 hay que poner una fórmula lógica, un anidamiento con funciones lógicas o la propia función si actuando como función lógica.
  • En loa parámetros 2 y 3 se pueden anidar una multitud de funciones, como funciones lógicas, lafunciñon si() actuando como función condicional o lógica etc.
Ahora vamos a ver un un ejemplo relativamente simple de la situación del punto 1.
Una empresa quiere promover a una nueva sección a los empleado que cumplan con las siguientes condiciones : 

  • Pertenecer al turno mañana.
  • Ser de la categoría 1 o que su sueldo sea menor o igual a 7.000$.
Para esto cuenta con la siguiente tabla que debe ser completada; donde los turnos son M,T ,N ,correspondientes a mañana, tarde y noche respectivamente y las secciones van de 1 a 4
Que se resuelve utilizando la fórmula
=SI(Y(O(E2=4;D2<=7000);Y(C2="M"));"PROMUEVE";"NO PROMUEVE")
como se ve, en el 1º parámetro tenemos una función Y que tiene anidadas en sus parámetros, una función O y otra función Y,  lo que aumenta el número de posibilidades que se están evaluando o condiciones que se tienen que cumplir como:
ser del turno mañana (se tiene que cumplir siempre).
ser de  la categoría 1 o que su sueldo sea <=7.000$ o ambas cosas.
Este es un ejemplo relativamente simple, anidando en el parámetro 1 y sin anidar nada en los otros dos, pero la complejidad puede aumentar grandemente.